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本館公告
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關于做好2018年度文件材料歸檔工作的通知

出處檔案館???發布時間:2019-03-07??? 您是第233位瀏覽者

 

 

2018年,各學院(部)各單位在教學、科研和黨政管理等工作中形成了大量的需要歸檔的文件材料江苏11选5开奖结果,這些反映學校工作和發展的具有保存利用價值的文件材料應齊全完整、按時按質歸檔保存。為了保證我校2018年度文件材料歸檔工作順利有效進行,現將歸檔工作有關事宜通知如下:

一、歸檔范圍

歸檔文件材料主要是指2018年度各學院(部)各單位在其職能活動中形成的對學校和社會有保存利用價值的各種文字江苏11选5开奖结果、圖表、聲像等不同載體的文件材料,以及有保存價值的實物。

(一)各學院(部)各單位文件材料收集歸檔的具體范圍詳見“廣西師范大學各單位文件材料歸檔范圍”或“廣西師范大學各類檔案歸檔范圍和保管期限表”(詳見檔案館網頁-業務指導--歸檔范圍廣西各單位文材料歸檔范圍)江苏11选5开奖结果。

(二)歸檔的文件材料包括紙質文件材料和以硬盤、光盤為載體的電子文件江苏11选5开奖结果、聲像文件等材料(如:電子文稿、數碼照片、數碼視頻、數碼錄音等)。

(三)各單位和個人獲廳級以上獎勵的證書、獎牌、獎杯、錦旗等,與外單位交流中獲贈的具有保存價值的實物,或我校單位和教職工設計制作的具有歷史文化意義的實物。

(四)教學類歸檔材料(包括留學生學籍檔案材料)中,2019屆研究生、本科生的畢業生成績、畢業生集體照江苏11选5开奖结果、畢業生個人畢業證照片、碩士研究生優秀畢業論文、博士研究生畢業論文、教育實習和專業實習評價表、畢業生登記表等畢業生離校前向檔案館移交歸檔。

另外,2018年以前應歸檔而尚未歸檔的文件材料也應收集歸檔。

二江苏11选5开奖结果、歸檔材料收集整理

(一)各學院(部)各單位分管檔案工作的領導要加強對本單位文件材料歸檔工作的部署和監督檢查,將歸檔工作列入有關工作計劃中,指定專人負責文件材料歸檔工作。兼職檔案員和檔案工作有關人員(辦公室主任、秘書,教學科研秘書、年級輔導員等)要切實履行職責,認真組織做好本單位歸檔文件材料的收集江苏11选5开奖结果、整理江苏11选5开奖结果、立卷和數據錄入工作,確保應歸檔的文件材料齊全完整,數據錄入正確。

(二)收集的材料必須規范和真實,齊全完整,全面反映本單位活動全貌,整理時要遵循材料自然形成規律,保持材料之間的有機聯系和材料的成套性。

(三)紙質材料必須歸原件,確無原件的歸復印件;重要文件材料,如:學校發文江苏11选5开奖结果、會議記錄、單位計劃、總結、評先評獎報獎材料等要加蓋公章或簽名;各類文件用紙、書寫墨跡等要規范、標準,干凈整潔,確保材料的規范和有效性。如紙質文件材料有電子版文件,則一并歸檔,電子文件名稱必須與紙質文件材料名稱一致,內容一致(即保證電子文件是最終版本文件),電子文件要分類存放,標注清楚。

(四)聲像材料、實物材料(原件)歸檔需附紙質版和電子版的文字說明。聲像材料說明包括:時間、事件名稱、人物、地點江苏11选5开奖结果、攝影者;獲贈的實物(禮品、紀念品)須注明題名江苏11选5开奖结果、獲贈時間、捐贈人;獎品(獎杯、獎狀、證書、錦旗等)須注明題名、獲得時間、頒獎單位等。數碼照片江苏11选5开奖结果、數碼視頻和數碼錄音等電子文件,則應給每張照片或每個視頻(音頻)作說明江苏11选5开奖结果,并用“說明”作該電子文件的文件名江苏11选5开奖结果。照片較多時江苏11选5开奖结果,應先進行鑒定、遴選、分類,每項活動的照片存放在一個文件夾內,文件夾名稱為“日期+事件名稱”江苏11选5开奖结果江苏11选5开奖结果。如:20171220日,田家炳教育基金會董事局主席、田家炳先生長子田慶先率團到訪我校,校黨委書記鄧軍,校黨委常委、副校長孫杰遠會見田慶先一行并座談。

三、立卷移交

(一)各單位歸檔人員按要求將紙質文件材料收集整理后送交檔案館江苏11选5开奖结果,在檔案館專職人員指導下進行預立卷江苏11选5开奖结果,檢查合格后蓋章編號,并在檔案館利用檔案管理系統錄入有關檔案信息,檢查無誤后打印歸檔材料移交目錄江苏11选5开奖结果,辦理檔案移交手續。由于其他原因不便到檔案館進行歸檔材料預立卷的部門,可利用檔案管理系統(http://172.16.131.50/錄入歸檔材料目錄信息,并打印歸檔材料目錄,加蓋單位公章后送檔案館辦理移交手續。

(二)各單位按要求將收集整理好的電子文件材料,用移動存儲設備備份,移交檔案館鑒定歸檔或通過校園網郵箱發送給檔案館(yqli@.gxnu.edu.cn)。

(三)移交時間。請各單位安排人員按照本單位的歸檔范圍,按時將2018年度需歸檔的文件材料以及相應的電子文件收集、整理好江苏11选5开奖结果,于2019518日前移交到檔案館。因特殊原因不能按時歸檔的應及時與檔案館溝通并說明情況江苏11选5开奖结果。在歸檔過程中如有疑問,請及時與檔案館聯系,我們將隨叫隨到,幫助解決歸檔過程中遇到的各種問題,以保證歸檔移交到檔案館的文件材料齊全完整、標準規范。

聯系電話:8283205(李老師江苏11选5开奖结果、趙老師),8283206(鄧老師、劉老師)。

附件:1. 各單位各學院歸檔材料范圍(類別)

2. 紙質歸檔材料移交登記表

3. 聲像江苏11选5开奖结果、電子文件歸檔材料移交登記表

              4. 實物檔案移交登記表

                                                                                                                                                                                                    附件1:各學院(部)各單位歸檔材料范圍(類別).doc附件2:歸檔紙質材料移交登記表.docx附件3:聲像、電子文件歸檔材料移交登記表.docx附件4:實物檔案移交登記表.docx  

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