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常見問題
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導讀

同學們,無論是就業、創業還是留學,即將離開校園的你,對自己的檔案可得上心!檔案里都有哪些材料?畢業后檔案能在學校留存多久?畢業生檔案學校如何轉檔?等等,關于檔案,這些你應該知道轉存!

1問:什么是畢業生的人事檔案

答:畢業生的人事檔案是記錄該生的主要學習經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料,起著憑證、依據和參考的作用。由學籍檔案轉換而來,通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業協議,然后履行相關畢業程序并取得報到證后的檔案。畢業生畢業后,在其學籍檔案中放入該畢業生的報到證,然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委托的人才交流機構。

2問:學生檔案內有哪些材料

答:主要包括以下材料:

(1)中學檔案材料:入團志愿書、高中學籍卡、高考報名登記表、高考體檢表等;

(2)大學檔案材料:入學登記表/學籍表、畢業生成績單、高校畢業生登記表、健康卡、實習評價表、就業通知書/報到證、在校期間獎懲材料、教師資格認定申請表,助學貸款材料等。

3)碩、博士檔案材料:除了本科階段及以前的檔案材料外,我校碩、博士檔案材料還包括研究生手冊,手冊內容包含研究生學籍登記表、研究生個人培養計劃、成績單(原件)、中期考核表、學位論文選題報告登記表、畢業碩士研究生登記表、學位申請書、論文評閱書、學位評定書等。

3問:學生檔案有什么作用

答:學生檔案對于個人來說,無論是就業、升學、工作調動、辦理戶口、出國政審、職稱評審、工資調整,還是入黨(團)以及離退休手續的辦理、各項證明的出具等等,都將以檔案材料的審核為重要依據。

4問:畢業生填寫轉檔地址要注意什么

答:畢業生與用人單位簽約時,應詢問清楚用人單位的性質:如果是國家機關、國有企業事業單位,它們是有人事管理權的,可以接收檔案;而其它各類非公有制單位、民營機構一般是無人事管理權的,要通過人才交流中心或其他公共服務機構來接收檔案。

畢業生應在簽訂的《就業協議書》的檔案接收詳細地址一欄填寫詳細地址+單位名稱+具體接收部門,各學院(部)就按上面的地址上報招生就業處供其編制派遣方案,檔案館再根據派遣方案郵寄檔案,當接收地址與單位不一致時,統一按接收地址寄出;未簽訂《就業協議書》的學生,檔案將寄回生源地。往年有學生因地址填寫錯誤導致檔案無法寄出,影響自己就業報到、工資待遇、升學錄取等。

5問:畢業生如何對待自己的檔案

答:(1)高度重視,了解相關的檔案知識。

(2)畢業時,抓緊辦理就業報到證,將檔案放在就業單位檔案管理部門,或者方便自己利用的地方人才交流中心托管。

建議未就業時將檔案放在人才交流中心托管

根據國家相關政策,規定畢業生畢業后暫時找不到就業單位的,其檔案可免費由學校保存兩年。為此,有些同學就誤以為既然學校免費保存,就無須再由人才交流機構托管了。在這兩年里,學校只是保存檔案,不會添加這兩年你工作的檔案記錄,如你的轉正定級、職稱評定等。按國家政策定,大中專畢業生畢業(以報到證人事部門簽署日期為準)一年后,即可由所在單位人事部門或委托的人才交流機構批準轉正定級;本科畢業生畢業工作一年(以報到日期計)、大中專畢業生畢業工作滿三年可申報初級職稱,由所在單位人事部門或委托的人才交流機構負責辦理。由此可見,學校保存檔案只是存放檔案,起不到其他作用。

人才交流中心提供的服務:

(一)負責人事檔案關系接受、調出相關手續;

(二)辦理畢業生的轉正定級;

(三)檔案工資的晉級;

(四)職稱晉升申報;

(五)辦理落戶手續;

(六)出具身份證明、落戶證明、購房工齡證明、計劃生育證明、出國政審等;

(七)代收代繳養老保險、失業保險、代辦醫療保險手續等

6問:什么是報到證?有什么作用?

答:《報到證》由原來《派遣證》轉化而來,全稱為《全國普通高等學校畢業生就業通知書》(簡稱報到證)。

其作用是:

(一)畢業生到就業單位報到的憑證和依據。

(二)畢業生參加工作時間的初始記載和憑證。

(三)調檔憑證。畢業生到就業單位報到時,須持《報到證》(藍頁)。學校相關部門依據《報到證》為畢業生辦理檔案轉遞、組織關系轉移和戶籍遷移等手續,就業單位所在地公安部門憑《報到證》為畢業生辦理落戶手續,就業單位憑《報到證》為畢業生辦理相關工作手續。

(四)對自主創業的畢業生可憑《報到證》到有關部門辦理減免有關稅費手續。

(五)畢業生到非國有單位就業時辦理人事代理手續的憑證。

(六)畢業生就業的證明。

(七)干部身份證明。

7問:畢業生怎樣辦理報到證

答:在學校就業系統登記畢業去向,辦理離校手續時由學院統一發放。

8問:畢業生離校前如何辦理檔案轉遞手續

答:畢業生辦理離校手續前已經明確去向的(包括已辦理報到證、收到研究生錄取通知書、收到教育部留學服務中心調檔函等),學生檔案室將依據就業管理部門提供的就業派遣方案在畢業離校后兩三周內(通常在七月中上旬)通過中國郵政EMS學生檔案專用通道集中將畢業生檔案寄往接收部門。個別畢業生檔案需要通過機要局轉檔的,請學生本人向學生檔案室提出申請并提供接收單位開具的調檔函原件,由學生檔案室送學校機要室辦理。

為保證畢業生檔案準確轉遞,要求檔案轉寄的地址詳細具體,如xxxxxx縣(區)xxxx號,檔案接收單位寫全稱及其辦公電話并具體到接收部門如xxxxxx人事處/人力資源部 /檔案室。

凡因檔案接收單位的名稱、地址不準確而造成檔案被退回,或要求改派新工作單位,需要再次寄出檔案的將收取檔案郵寄費。

9問:畢業生檔案能否自己攜帶?如何查詢是否已經寄到接收單位

答:根據國家有關檔案管理的規定,所有檔案一律通過專門郵遞途徑寄出,高校畢業生檔案原則上不得由本人自提、自帶、自管。

畢業生報到后三個月內,務必到相關部門查詢個人檔案的接收情況。學生檔案轉遞10天后,畢業生可登錄我校檔案館網頁“畢業生檔案轉遞信息查詢”(http://www.naqlel3afsh.com/dagsearch),或者登錄“就業圈”查詢本人檔案投遞情況(投遞去向、快遞單號)。同時畢業生本人也可向檔案接收單位的人事部門確認檔案接收情況。發現檔案未收到的,請及時向郵政EMS申請檔案簽收情況查詢,時限一年。如有疑問,請及時與學校學生檔案室聯系。

如遇學生檔案材料錯裝或檔案內容缺失等疑問,請咨詢本學院輔導員。

10問:畢業生離校后檔案轉出手續辦理方式

答:畢業生離校前因特殊情況檔案需暫時留?;蛭茨芗皶r辦理檔案轉遞的,學生離校后可通過以下方式辦理:

方式一:網絡郵件辦理

申請人需提供的申請材料包括:1.《廣西師范大學畢業生檔案轉出申請表》(掃描件);2.就業通知書(掃描件);3.畢業證(掃描件)。在工作日上班時間將上述材料以“學院+姓名+申請辦理轉檔”格式命名統一打包發至郵箱:gxsdjyb@mailbox.gxnu.edu.cn。畢業生需自行將就業通知書原件交至檔案轉往單位;如畢業生畢業超過2年,無法辦理提供就業通知書的,還需另外提供調檔函掃描件。由大學生就業指導中心工作人員審核并對接檔案館辦理。

方式二:現場辦理

申請人需提供的申請材料包括:檔案接收單位開具的調檔函/大學生就業指導中心開具的《畢業生檔案轉出申請表》/就業通知書(報到證)(原件)及畢業證(復印件),本人身份證原件/委托函(代辦)江苏11选5开奖结果,填寫EMS快遞單;

在工作日上班時間將上述材料交至雁山校區圖書館北側8樓學生檔案室806,由檔案館學生檔案室工作人員審核辦理江苏11选5开奖结果。

雁山校區辦理轉檔業務時間:周一至周五,上午8:40-11:40,下午14:30-16:30。

檔案館學生檔案室辦公地址:廣西桂林市雁中路1號廣西師范大學圖書館北側8樓學生檔案室806,咨詢電話:學生檔案室0773-8283207。

大學生就業指導中心(雁山)辦公地址:廣西桂林市雁中路1號廣西師范大學大學生創業園二樓,咨詢電話:0773-3870902。


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