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歸檔要求
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一、案卷的質量要求

1.歸檔檔案質量要求的基本原則:遵循文件材料的形成律,保持彼此之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。

2.卷內文件材料必須準確反映學校教學、科研和管理活動的真實內容,手續完備,制作和書寫材料利于長期保存。

3.管理內容的檔案按問題、時間或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列順序:批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;正本在前:定稿在后;定稿在前,歷次重要討論稿在后;結論性材料在前,依據性材料在后。

4.專題性、成套性檔案(含教學、科研、產品與科技開發、基建、設備、出版檔案)按階段、結構、部件等分別組卷,具體請參閱各類檔案歸檔細則。

5.在充分照顧前述原則和不影響文件的有機聯系情況下,同一內容的卷內文件可按永久、 定期先后排列。確定文件材料的保存價值,要根據學校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要,準確進行判斷:凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌,對本校、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的,列為永久保管;凡反映學校一般工作活動,對學校和社會有查考利用價值的,列為定期保管。對上級發來的文電,除少數直接針對本校,并要執行的重要文件,應永久保管外,其余多數為定期保管。

6.卷內文件要求文字材料在前,圖樣在后。圖樣按目錄或圖號排列,配套的特殊載體的文字材料按有關規定整理。

7.立卷視文件材料數量的多寡進行。當同一問題的文件多時,可采用硬卷皮成卷或單份裝訂,一般雙面不超過200 頁,單面不超過120 頁;當問題單一,文件較少,又不便一起歸類時,可立薄卷。

8.卷內文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無論單面或雙面,只要是書寫的文件材料,均應依次在非裝訂線一側下角編頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料右上方編件號。

9.每個案卷必須按規定格式逐件打印卷內目錄,對文件材料原有題名不要隨意更改和簡化,若原有題名無實質內容或無題名的,要重新擬定并在前后加〔〕。沒有責任者、年、月、日的文件,要考證清楚,及時補上。會議記錄應概括出主要內容。聲像材料應按規定內容標出與紙質載體、不同聲像載體之間的參見號。

10.卷內文件材料情況說明,應填在備考表內。若無說明,也應將整理人、檢查人姓名、時間寫上。檢查人應是立卷部門負責人。

11.案卷題名應簡明確切,體式一致。一般包括主要責任者、內容、名稱(文種)等。部分案卷題名可以是項目的名稱代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱。一般寫在卷面,不超過50字。

12.要去掉卷內文件上的金屬物,托裱破損文件,字跡稍模糊的應復制與原件放在一起,未留裝訂線的文件材料應貼邊。裝訂用三孔一線,不裝訂的案卷,應按標準用細線逐件裝訂,或用精制塑料釘裝訂。

13.凡歸檔的本校形成的文件及與外單位簽訂的合同、協議書等文件材料,均須加蓋公章。

二、歸檔時間和手續

1.各類文件材料立卷歸檔時間除有特殊規定外,一般都要在次年六月底以前立卷歸檔完畢。

2.科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔。

3.基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔。

4.會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年或二年后向檔案館移交。

5.本科生成績,在本科生畢業當年的九月底以前立卷歸

檔完畢。

6.上級規定應歸檔的檔案可隨時歸檔。

7.接收檔案必須履行手續,打印移交目錄一式二份,交接雙方要簽名蓋章。

 

 

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